Kako izgraditi jak virtualni tim u 7 koraka

Jeste li u virtualnom timu i želite to uspjeti? Ovdje su moje omiljene strategije komunikacije virtualnog tima koje možete koristiti i kod kuće i u uredu!

Sadržaj

  1. Stvorite društveni prostor
    1. Kako motivirati članove virtualnog tima?
  2. Budi videoholičar
  3. Odaberite prave alate
    1. Odaberite svoje alate za chat
    2. Odaberite svoje alate za automatizaciju tijeka rada
  4. Stvorite sjajnu politiku daljinskog upravljanja
    1. Što je politika daljinskog rada?
  5. Pronađite svoj utor za kretanje
  6. Preporuči prečace
  7. Izbjegavajte zamke
  8. Bonus: Start, Stop, Continue

Kako sve više tvrtki počinje raditi na daljinu, moramo znati kako učinkovito raditi u virtualnom timu.

Sve više nas radi od kuće, a to znači znati kako se prilagoditi.



Studije su pokazale da rad od kuće također može dovesti do sretnijeg, produktivnijeg virtualnog tima.

Četiri figure imaju pristup računalu i rade u virtualnom timu Što je virtualni tim?

Virtualni tim je skupina udaljenih radnika koji zajedno surađuju kako bi završili projekt. Dobar virtualni tim sposoban je učinkovito komunicirati pomoću aplikacija ili softvera, a mogu se sastojati od zaposlenika jedne tvrtke ili zaposlenika različitih tvrtki.



Ispravljanje virtualnih timova oslanja se na dva čimbenika:

  • Pristup pravoj tehnologiji
  • Korištenje jasne digitalne komunikacije

Postizanje ove dvije stvari značit će da možete učinkovito surađivati ​​na virtualnom radnom mjestu.

Evo kako to radite.

Stvorite društveni prostor

Najveća pogreška koju čine virtualni timovi je pretpostavka da će se izgradnja odnosa i društveno vrijeme dogoditi prirodno. U uredu je lako zafrkavati se nad aparatom za kavu, skupiti ručak ili razgovarati prije početka sastanka.

Ili čak podvala svojim suradnicima.

Na digitalnom radnom mjestu mnoge od tih mogućnosti nestaju. Stoga morate stvoriti vlastiti društveni prostor kako biste izbjegli pražnjenje društvene baterije unutar vašeg virtualnog tima!

Na digitalnom radnom mjestu odnosi su poput baterija. Ispuštaju se i morate ih stalno puniti.

Scott Edwards, izvršni direktor tvrtke Science of People

Evo dobrih vijesti:

  • Znanost to sugerira video pozivi može biti jednostavan način za smanjenje usamljenosti i izolacije.
  • Redovito Telefonski pozivi može vam pomoći održati blisko prijateljstvo.
  • Možete proizvoditi oksitocin (kemikalija za lijepljenje) čak i putem web kamere!

Društveno je vrijeme nevjerojatno važno za našu dobrobit, a naša dobrobit za našu produktivnost. U napornom tjednu moglo bi se učiniti kontraproduktivnim planirati vrijeme s virtualnom grupom samo za čavrljanje, ali društveno vrijeme je presudno za lojalnost i koheziju tima.

Studije pokazali su da prijateljstva unutar tima vode ka boljim performansama, tako da je od vitalne važnosti da nastavimo s tim odnosima čak i ako se ne možemo vidjeti licem u lice. Evo nekoliko ideja za zakazivanje u vašem društvenom prostoru:

  • Izdvojite prvih 10 minuta od svaki sastanak za osobne nadoknade.
  • Učite zajedno! Pošaljite svoj omiljeni TED Talk svom timu kako bi ljudi mogli sami gledati (volim TED Talk, ali pomalo sam pristran). Zatim razgovarajte o ručku gdje razgovarate o onome što ste naučili.
  • Napravite više jedan-na-jedan i dodajte osobna pitanja na dnevni red. Pitajte o ciljevima, hobijima i obitelji.
  • Napravite digitalnu pauzu za kavu.
  • Ručajte zajedno.
  • Dovedite govornika ili gostujućeg stručnjaka da ugostite ručak i naučite. (Sve to radim za timove! I volio bih upoznati vaš tim.)
  • Učinite a nespretni ledolomac za zagrijavanje vaših sastanaka.

Za tim Science of People imamo čak i filmske dane svakih nekoliko mjeseci i koristimo te prilike kako bismo proslavili i provjerili osobna i profesionalna ažuriranja.

U početku se može osjećati pomalo čudno kada s kolegama zakažete pauzu za kavu na daljinu, ali važno je da zadržimo svoj tim vezani . Nakon svega što je rečeno i učinjeno, možda se još uvijek pitate ...

Kako motivirati članove virtualnog tima?

Znanje motiviranja virtualnih članova tima neophodno je za vođe timova. Prvo, morate znati kako se motivirati . Nadahnjuju nas visoko produktivni, učinkoviti ljudi.

Drugo, naučite tip osobnosti svog tima. Vodio sam stotine virtualnih korporativnih treninga za udaljene timove, uključujući Microsoft, Automattic (hvala što ste izgradili cijelu web stranicu!) I Google. Jedna od najmotiviranijih vježbi koju smo napravili je znanost o osobnosti tima.

Vanessa održava prezentaciju o virtualnom i daljinskom radu pred publikom

Volio bih doći virtualno razgovarati s vašom grupom ili možete voditi svoj tim kroz našu vježbu osobnosti.



Knjiga Vanessa

& uarr; Sadržaj & uarr;

Budi videoholičar

Svakog utorka moj tim dolazi na Zoom, platformu za video konferencije, kako bi podijelio novosti i razmislio o novim idejama za posao. Naravno, još uvijek komuniciramo putem drugih kanala, poput e-pošte i telefona, ali video omogućuje timu više vizualnog iskustva. Posebno preporučujem videopozivanje novih mrežnih kontakata.

Video pozivi prepoznati su kao bolji način za organiziranje sastanaka u usporedbi sa standardnim telefonskim pozivima.

Evo zašto je videopoziv toliko važan:

  • Govor tijela. Video pozivi nude više prirodna interakcija , gdje pozivatelji mogu uspostaviti kontakt očima i čitati govor tijela. Na primjer, ako podijelim vijesti i netko od članova mog tima pokaže iznenađen izraz lica, znam da je vijest bila šokantna ili iznenađujuća. U stanju sam iskoristiti emocionalne potrebe svog tima što ne bih uspio učiniti jednostavno samo pismenom komunikacijom. Ili ako vidim da netko klima glavom da ili ne, znam da se ili slaže ili ne slaže u vezi s nekim pitanjem.
  • Pravi način razmišljanja. Jedna od najčešćih zamki rada od kuće je pronalazak teže zadržati rutinu , a neki ljudi počnu odbacivati ​​uredsku odjeću, radije rade u pidžami ( neke studije sugeriraju da bi to moglo biti čak 60% kućnih radnika). To može učiniti ljude da se osjećaju manje produktivnima dok se bore za ulazak u pravi način razmišljanja za posao . Međutim, redovite video konferencije potiču nas da se malo dotjeramo za sastanak i osjećamo malo više kao da ćemo raditi.
  • Mikroekspresije . Tamo su 7 univerzalnih izraza lica i nevjerojatno su važni za dekodiranje i razumijevanje osjećaja. Ako ste na video pozivu, zapravo ih možete pročitati!

A video možete poboljšati! Pogledajte naš vodič za nevjerojatne videopozive.

15 savjeta prije sljedećeg video poziva

& uarr; Sadržaj & uarr;

Odaberite prave alate

Koji je jedan od najvećih izazova za virtualne timove? Pronalaženje prave tehnologije za pravi posao! Srećom, postoje alati koji mogu transformirati neproduktivne timove uspješni virtualni timovi.

S gotovo 69% tvrtki koje već nude opciju daljinskog rada, postoji puno alata koji će vas povezati s timom.

Toplo preporučujem da sve ovo isprobate za svoj virtualni tim, a zatim odaberete ono što najbolje odgovara. Također sam zaljubljenik u korištenje više vrsta digitalne komunikacije i njihovo usklađivanje s pravim zadacima. Na primjer, sesije mozga uvijek se trebaju izvoditi u video chatu (da bi se vidio govor tijela i lica), dok se na dnevnim redovima može raditi asinkrono putem e-pošte, a brza pojašnjenja najbolja su tijekom chata.

Slijedi dno: odaberite pravi alat koji odgovara zadatku.

& uarr; Sadržaj & uarr;

Odaberite svoje alate za chat

Ponekad ćete samo trebati poslati nekoliko brzih poruka naprijed-natrag svojim suigračima. Ne treba biti komplicirano: za ovakve razgovore odaberite dobru uslugu chata. Volimo Zatišje ili Uviti , iako ako već koristite Gmail, u njega je ugrađen korisni chat koji se zove Google Hangouts .

Google Hangouts

Korak akcije: Tijekom svojih virtualnih sastanaka nemojte se bojati začiniti anketama, PDF-ovima i chatovima za zagrijavanje!



& uarr; Sadržaj & uarr;

Odaberite svoje alate za automatizaciju tijeka rada

Što je automatizacija tijeka rada?

Automatizacija tijeka rada pomaže vam automatizirati sve dosadne, zamorne zadatke kako biste se mogli usredotočiti na najvažnije. Automatizacija tijeka rada uključuje softver i aplikacije koji su učinkoviti i uklanjaju faktor ljudske pogreške. Evo nekoliko primjera automatizacije tijeka rada:

  • Automatizacija e-pošte: s automatizacijom e-pošte, možete slati e-poštu u određeno vrijeme određenim ljudima.
  • Upravljanje potencijalnim kupcima: tvrtkama koje prodaju proizvode alati za automatizaciju mogu pomoći da ih automatski usmjere na pravi dio prodajnog procesa.

Evo zašto su alati za automatizaciju tijeka rada toliko važni:

Ako svi nastave raditi dosadne, ponavljajuće zadatke koji bi se mogli automatizirati, cijeli će vaš tim izgubiti dragocjeno vrijeme.

Alati za automatizaciju nužni su za učinkovite virtualne timove. Postoji nekoliko jako dobrih alata ili automatizacije tijeka rada, ali posebno smo nam dragi ponedjeljak , Zapier , i Microsoft Flow . Evo softvera od ponedjeljka pomoću kojeg možete stvoriti automatizirani zadatak:

Možete postaviti sve automatizacije zadataka odjednom i one će se automatski izvršiti za vas kad god se zadatak pokrene. Alati za automatizaciju doslovno su jedni od najboljih ušteda vremena!

Suradnja

Zaista ne možemo pjevati pohvale za Google vožnja dovoljno kad je riječ o suradnji na dokumentima.

Korištenjem značajke promjena zapisa možete točno vidjeti dijelove dokumenta koji je vaša virtualna grupa uređivala:

Povijest verzija Google dokumenata

Također možete raditi u načinu predlaganja kako biste spriječili da se vrše bilo kakva trajna uređivanja, a da suradnik ne pristane na promjenu:



Način predlaganja Google dokumenata

Google dokumenti jedan su od najboljih načina za povećanje suradnje. Jao za virtualni timski rad!



Upravljanje projektima

Kada radite na izgradnji jake kulture na daljinu, dobro je riješiti neke alate za upravljanje projektima.

Može biti puno teže točno organizirati tko je dodijeljen nekom zadatku i u kojem roku kad više ne možete provjeriti nešto preko radnog stola.

Mi to nalazimo Asana je najbolji za upravljanje projektima, ali drugi timovi vole koristiti Trello ili Jira .

Video konferencija

Kad razmišljate o videokonferencijama, vaša prva misao možda je korištenje Skypea, ali ovih dana postoji mnogo više mogućnosti. Zum brzo postaje popularniji , kao i Cisco Webex , obje nude značajke poput zamućenja pozadine (korisno kada ne želite da vaša virtualna grupa vidi stanje vaše kuhinje).

Ipak, ako već upotrebljavate Gmail, Google Meet i Google Hangouts impresivne su, ali jednostavne usluge video poziva.

Zakazivanje

Ok, ponovit ćemo to. Google kalendar je sjajan za zakazivanje. Možete kontrolirati postavke privatnosti i pridružite se pojedinačnim kalendarima (na primjer, radno vrijeme tima A i sastanci), tako da se svi događaji o kojima trebate znati pojavljuju u vašem kalendaru. Također možete postaviti podsjetnike, dijeliti pozive na događaje i pisati opise uz vrijeme i datum.

Google kalendar

Imamo još više komunikacijskih alata koje možete provjeriti:



15 najboljih alata za daljinsku komunikaciju

& uarr; Sadržaj & uarr;

Stvorite sjajnu politiku daljinskog upravljanja

Čak i ako je rad od kuće samo privremen, trebali biste uspostaviti pravila o radu na daljinu. Očekuje se da ćemo uskoro vidjeti a značajan pomak u broju ljudi koji stalno rade od kuće. Stoga vrijedi uložiti vrijeme u suradnju sa svojim virtualnim timom na službenim pravilima rada na daljinu.

& uarr; Sadržaj & uarr;

Što je politika daljinskog rada?

Politika rada na daljinu sporazum je koji između poslodavca i zaposlenika obično opisuje uvjete rada. Politika rada na daljinu može biti privremena ili trajna i uključuje detalje o načinu obavljanja posla izvan ureda.

Evo što tipična pravila rada na daljinu uključuju:

  • Radni sati
  • Tijek rada tima u kojem se točno navodi tko kome (i kako / koliko često) izvještava
  • Nove politike roditeljskog dopusta
  • Nove politike za bolesnike
  • Nova struktura radnog tjedna u smislu sastanaka i konferencija
  • Komunikacijska očekivanja

Priprema ovakvog dokumenta zapravo postavlja temelje za vrstu komunikativne i suradničke kulture koju želite za svoj virtualni tim dok radite na daljinu.

Više informacija o tome kako stvoriti politiku udaljenog rada možete pronaći u našem vodiču za upravljanje udaljenim zaposlenicima:

12 Pouzdanih savjeta za upravljanje zaposlenicima na daljinu

& uarr; Sadržaj & uarr;

Pronađite svoj utor za kretanje

Postavljamo svoj novi ured u rezervnoj sobi, sjajni aparat za kavu pažljivo postavljen pored računala, stolić koji je sve složen i spremni smo za polazak!

Dobro, skoro.

Jedan od težih dijelova preseljenja iz ureda u naše domove je koliko lako postaje neaktivan. Sjedimo i postajemo produljeni krumpir za stolice. I loše je: znanstvene studije o produljenom sjedenju sugerirale su da sjedilačko ponašanje može dovesti do povišenog krvnog tlaka, povišenog šećera u krvi, prekomjerne tjelesne masti i povišene razine kolesterola.

A najgori dio?

Biti sjedilački je lako . Vježba je teško . Dakle, ljudi jednostavno ne vježbaju! To je posebno važno za udaljene radnike koji obično rade kod kuće i sjede cijeli dan. Ali ako već niste u rutini vježbanja, razmislite o ovome:

Svaka minuta vježbanja minuta je koja se dodaje vašem životu.

To je zato što Istraživači s Harvarda utvrdio da vam samo 15 minuta vježbanja dnevno može produžiti životni vijek za 3 godine!

Evo nekoliko načina na koje vježbu možete uključiti u novu radnu rutinu.

  • Svakih 30 minuta pokušajte predahnuti od sjedenja.
  • Upotrijebite steper ili traku za trčanje ispod radnog stola kako bi vam se noge kretale.
  • Stanite, posebno kada održavate mrežne prezentacije.
  • Šetajte oko kuće kad telefonirate.
  • Kupite uže za skok i provodite 15 minuta dnevno preskačući.
  • Napravite 10 sklekova svaki sat.
  • Kupite pull-up bar i pričvrstite ga iznad vrata vašeg ureda. Svaki put kad prođete, napravite povlačenje.
  • Pogledajte joga rutinu na YouTubeu i slijedite je.
  • Pokušajte upotrijebiti stoj koji stoji .

Istina je da to nije toliko važno što vrstu vježbe koju radite, sve dok je umjerenog intenziteta i izazivate sami sebe. Ako u početku zvuči previše, pokušajte s dječjim koracima! Napravite samo nekoliko sklekova ili samo 5 minuta užeta za skok i krenite odatle.

Donja linija: posao je važan, ali ne možete ga obaviti ako vaše zdravlje pati.

& uarr; Sadržaj & uarr;

Preporuči prečace

Ako drugima možete ukloniti stres, bit ćete viđeni kao izvrstan igrač u svom timu.

Drugim riječima, količina stresa koju smanjujete od drugih određuje vašu vrijednost. Razmislite o tome: ako dodajete posao i stres drugim ljudima, učinkovito opterećujete svoj tim.

Ali ako pronađete način da smanjite stres, ljudi će vam se više obraćati za pomoć.

Koji je sjajan način za smanjenje timskog stresa? Jedan sjajan način je preporučujući prečace.

Prečaci u tijeku rada. Prečaci za uštedu vremena. Prečaci koji hakiraju produktivnost. Na primjer, pronašao sam izvrstan dodatak koji je uštedio vrijeme smanjivši mnoštvo ručnih istraživanja! Budući da bi ovo moglo pomoći nekom od članova mog tima, poslao sam mu ga i kao rezultat, njegova se učinkovitost drastično poboljšala! (A smanjilo se i njegovo opterećenje stresom!)

Korak akcije: Pronađite i preporučite jedan izvrstan prečac suradniku, menadžeru, zaposleniku ili šefu. Ako im se sviđa, sjajno! Pomogli ste i pokazali vrijednost. Ako im se to nije svidjelo, nema štete! To također pokazuje da ste proaktivni i imate iskrenu želju pomoći.

& uarr; Sadržaj & uarr;

Izbjegavajte zamke

Postoji nekoliko uobičajenih zamki u koje udaljeni radnici upadaju kad se pridruže virtualnom timu. To se uglavnom svodi na dvije stvari:

  1. nedostatak rutine i
  2. nedostatak dobre komunikacije.

Izviješteno je da 40% radnika na daljinu navodi fleksibilnost kao najveću korist za rad od kuće.

Ali, fleksibilnost dolazi s lošom stranom .

Evo scenarija:

  • Trebate predati izvještaj za 15:00 sati. 14:45 je, a vi idete na ruku svom izvještaju.
  • Ali čekaj! Vaši psi trče vam oko stopala jer trebaju izaći. Vodite ih u šetnju, a zatim idite na ruku svom izvještaju.
  • Ali čekaj! Vaše dijete plače i očajnički želi vašu pažnju. Umirujete ga i idete na ruku svom izvještaju.
  • Ali čekaj! Da, pogađate. Prošlo je 15:00, a vaše je izvješće sada zakasnio.

Fleksibilnost je fantastična, ali glavni je nedostatak fleksibilnosti: ometanje.

Postavljanje ciljeva za sebe, vremenska ograničenja za određene zadatke i održavanje radnog prostora bez ometanja zaista je važno ako želite nešto učiniti!

Postoji nekoliko načina na koje to možete učiniti.

  • Neka pisanje popisa obveza bude dio vašeg jutarnja rutina .
  • Pratite svoju produktivnost zapisujući koliko dugo provodite radno i slobodno vrijeme. Ako želite digitalno, upotrijebite aplikaciju poput Pojačano kako biste pratili svoje vrijeme.
  • Postavite svoj kućni ured u mirnom dijelu kuće, bez ometanja. Najbolje je da si dodijelite vlastitu sobu posebno za rad, tako da je ne povezujete ni s čim drugim.
  • Držite telefon u drugoj sobi ( studija je pokazao da samo prisutnost mobilnog telefona - čak i ako je isključen - smanjuje snagu mozga).

Druga najveća zamka u koju padaju udaljeni radnici je nedostatak komunikacije sa svojim timom. Ne samo da to utječe na produktivnost na radnom mjestu, već i vlastito mentalno zdravlje .

Jedan studija sugerira da se do 21% udaljenih radnika bori s samoćom.

Već smo uspostavili vrstu alata kojima se možete spriječiti da se to dogodi, ali evo nekoliko socijalni savjeti o tome kako to riješiti.

  • Podijelite stvari o svom životu izvan posla i potaknite druge ljude u timu da to čine. Kako si proveo vikend? Predivno! Napokon smo morali gledati tu novu seriju koja se struji na Netflixu; Jeste li ga vidjeli? Ovo može zvučati svakodnevno, ali sjetiti se da ste više od svog posla, a suigrači više od vašeg posla, ključno je tijekom razdoblja povećana socijalna izolacija.
  • Dajte drugim ljudima pozitivno uvjeravanje i povratne informacije o njihovom radu. To može nedostajati virtualnom timu, pa zaista pokušajte međusobno ojačati moral.

Poanta: Stvari koje biste trebali imati najviše na umu oko stvaranja jakog virtualnog tima jednake su onima koje biste radili u uredu - održavajući svoju komunikaciju učinkovitom, svoj odnos s virtualnom grupom bliskim i držeći se rutine.

& uarr; Sadržaj & uarr;

Bonus: Start, Stop, Continue

Ovo mi je jedna od najdražih vježbi. Zove se Start, Stop, Continue i radi i za virtualne i za osobne timove. To možete raditi jednom godišnje, dvomjesečno ili mjesečno sa svojim timom. Ovdje u Science of Peopleu ponovno posjećujemo ovu vježbu nakon velikih poslovnih trenutaka, poput lansiranja proizvoda i preuređenja tečaja, kako bismo se s timom prijavili u vezi sa zadacima.

Kada radite virtualno, lako se izgubite u vlastitom poslu i zaboravite na to što ostatak tima gradi i stvara. Ova vježba služi kao podsjetnik na poslovne ciljeve i na to kako zadaci svakog člana tima podupiru te ciljeve.

Pogledajte cijeli videozapis na Start, Stop, Continue da biste saznali više:

Raditi na daljinu? Pošaljite ovaj video svom virtualnom timu! Koristite ovo kao preskočnu točku počnite smislenije komunicirati i dinamično sa svojim kolegama.

Sretan virtualni rad,

Vanesa